Агентам

  • Главная
  • Media
  • MICE в Join UP!™: предусматривать пожелания и адаптироваться к обстоятельствам

MICE в Join UP!™: предусматривать пожелания и адаптироваться к обстоятельствам

Как выглядели корпоративные мероприятия четверть века назад — и как изменяются сейчас? Что отличает Join UP!™ в сфере событийного туризма и организации мероприятий? И как добиться того, чтобы событие шло по плану, независимо от обстоятельств? За ответами обратились к руководителю отдела MICE.* Тарас работает в этой сфере с 2004 года и поделился историями из практики.
Тарас
Довгалюк
руководитель отдела MICE Join UP!™

КАК НАЧИНАЛСЯ MICE В ЗНАКОМОМ НАМ ВИДЕ

Профессиональные встречи и события, образовательные и развлекательные мероприятия, конференции, выставки и ярмарки. Звучит, будто так и было всегда, однако активное развитие MICE — организации бизнес-событий и корпоративного туризма — началось примерно с середины 2000-х годов.

Транснациональные корпорации вместе с инвестициями приносили новую культуру корпоративных мероприятий. Они организовывали обучение для сотрудников, проводили тимбилдинги и презентации — а другие компании следовали их примеру. Деятельность международных организаций тоже увеличивала частоту проведения конференций, официальных встреч, публичной защиты проектов и выделения грантов.

В 2007 образцом коммерческого мероприятия можно было считать презентацию первого iPhone, но пару лет спустя яркие ивенты начали вспыхивать не по одному, а как фейерверк. Популярности и распространению информации о том, «как это может быть», в значительной мере способствовали социальные сети Youtube и Instagram. Требования к проведению мероприятий выросли.

В 2010-х стартовали первые хакатоны. От классических деловых мероприятий их отличала игровая форма, которая поощряла специалистов к интенсивному, тесному взаимодействию и помогала решать бизнес-задачи. Распространялись и киберспортивные турниры. (Кстати, с 2024 года киберспорт признали олимпийской дисциплиной. В следующем году в Саудовской Аравии мы увидим их первый сезон).1

Развитие MICE не выглядит линейным. Например, во время пандемии Covid-19 пришлось изобретать новые способы собирать людей вместе — онлайн — и удерживать их внимание. А когда, наконец, удаленные конференции и потоковые трансляции концертов встали на поток — границы открылись, и потребовался новый, гибридный формат: чтобы и вживую, и со всеми удобствами цифровизации.

СМЕНА ПОКОЛЕНИЙ И ТРЕНДЫ СОБЫТИЙНОГО ТУРИЗМА

Если бы MICE был компанией, миллениалы владели бы мажоритарным пакетом акций: им сейчас от 26 до 40 лет, большинство активно зарабатывает и имеет как потребность, так и возможности посещать различные события. Но то, что полностью устраивает их, постепенно оказывается недостаточным и неподходящим для зумеров, а тем более для поколения Альфа. А поэтому индустрия меняется.

  • Все важнее становится личное участие в процессе. Конференции и промышленные экспозиции активному вовлекают аудиторию, чтобы участники не просто послушали ряд лекторов, а подискутировали, протестировали новые возможности, услугу или продукт — получили поле для взаимодействия.
  • Люди ценят уникальный опыт больше, чем то, что можно привезти домой. Ведь сертификаты, билеты, сувениры, фотографии не заменят чувство причастности к чему-то большему — как, например, на корпоративном мероприятии на одном из популярных курортов или концерте любимой группы. Неудивительно, что музыкальный туризм сейчас так популярен, феномен Тейлор Свифт — тому подтверждение.
  • Становится больше детализации. К примеру, организаторы учитывают гастрономические предпочтения участников, предлагают веганские, безглютеновые и другие специальные опции. Все чаще отказываются от пластиковой посуды в пользу многоразовой или компостируемой одноразовой. Это как этика, к которой можно прикоснуться.

Увеличивается количество новых поводов для встреч и празднований. Раньше набор был более-менее стандартный: для компании — условный ежегодный корпоратив с обязательным отчетом, встреча с партнерами, обучение. Для человека — свадьба, рождение ребенка, ключевое повышение по работе, например. А сейчас 83% зуммеров тревожатся из-за того, что должны проходить, отмечать, да еще и демонстрировать другим эти традиционные ключевые этапы жизни.2 Вместо них они придумывают новые — например, устраивают вечеринки в честь увольнения с работы или развода. Вы знали, что за последние два года количество поисковых запросов Google на тему развода во всем мире выросло почти на 70%,3 а поток запросов на Etsy на тему празднования расторжения брака — на 266%?4 А некоторые туристы устраивают что-то вроде путешествия медового месяца — только в честь расставания.5 А в корпоративном мире устраивают мероприятия в честь завершения сотрудничества или долгосрочных проектов, и события с целью поддержать ментальное здоровье и благосостояние работников.

БЫЛА ЕЩЕ ТАКАЯ ИСТОРИЯ

За столько лет работы в MICE с чем я только не сталкивался! Как-то организовывали логистику для 4 тысяч участников, а в другой раз размещали 2.5 тысячи человек, прибывших на празднование годовщины компании. Или вот еще: как-то в Турции довелось организовывать конференцию для примерно 600 человек, прибывающих из 9 стран. В программе были тимбилдинги, экскурсии и гала-ужин с профессиональным ведущим.

Надежные партнеры и исполнители очень помогают оперативно реагировать на изменение обстоятельств. Как это выглядит на практике? Однажды я организовывал в Лондоне презентацию новинок для одного из крупнейших в мире производителей электроники. На последний день мероприятия был запланирован гала-ужин, но за 6 часов до этого в ресторане случился пожар. Хорошо, что он был сетевой и заботился о своей репутации — мы договорились перенести ужин в заведение этой же сети неподалеку. Партнеры оперативно все организовали, подали блюда и напитки по согласованному меню, и все гости остались довольны.

Детали, как сноски мелким шрифтом в договоре, тоже способны существенно повлиять на ход события. Так что приходится быть очень внимательными и многое инспектировать лично. Вот вам пример. Несколько лет назад мне нужно было организовать конференцию для более чем 550 участников. К месту, где должна была проходить основная встреча, по крутым холмам подымалась узкая дорога. Чтобы отвезти всех к месту проведения и обратно, собирались зарезервировать 11 автобусов вместимостью 50-55 человек. Я решил заранее проехать по маршруту, чтобы определить, сколько времени займет трансфер и пройдет ли там габаритный транспорт. Оказалось, что клиренс автобуса слишком мал для спуска по скользкой брусчатке, и он мог просто застрять. Заказали другой транспорт, и все прошло как следует.

КАК ВСЕ РАБОТАЕТ

MICE в Join UP!™ выделили как отдельную экспертизу чуть ли не с самого начала работы компании. Мы накопили партнерские контакты и большую отельную базу по многим туристическим направлениям. В странах прибытия есть договоренности с подрядчиками, которые могут взять на себя львиную долю задач по организации мероприятия.

Чтобы взять запрос в работу, нам достаточно определить три переменные: бюджет, потребность (зачем это мероприятие: чему-то научиться, взбодрить команду, развлечься) и атмосфера. Ведь кто-то представляет эмоциональное восстановление как шумный фестиваль, а кто-то — как молчаливый ретрит.

Менеджер все обсуждает с агентом, а затем агент передает информацию заказчику. Нужно согласовать план события, подтвердить дорожную карту, райдеры, дополнительные услуги. Раз за разом вносятся коррективы, но в конце концов мы финализируем план события и организуем все необходимое.

Можем с нуля придумать программу, пригласить звезд и ведущих для драйвового мероприятия — и так же организовать релакс-событие, скажем, выездное тематическое мероприятие с фотосессиями, корпоратив или конференцию с интересными спикерами и общими активностями. Если запас времени достаточный, готовы выступить в роли ивент-агентства — особенно в ОАЭ, Турции, Египте. А если на мероприятие собирается большая группа — сопровождать ее от начала тура до его завершения.

Мы стремимся предусмотреть пожелания клиентов, обойти потенциальные сложности, уберечься от форс-мажора. Ведь у нас с клиентами общая цель: чтобы мероприятие прошло максимально близко к плану и всем участникам было комфортно. Есть запрос? Пишите: mice@up.family

*Здесь и далее MICE — Meetings, Incentives, Conferences, and Exhibitions, отрасль услуг по организации встреч, конференций и других событий
***Согласно внутренней статистике
1 https://olympics.com/ioc/news/ioc-enters-a-new-era-with-the-creation-of-olympic-esports-games-first-games-in-2025-in-saudi-arabia
2 Согласно данным исследования Relate Charity 2022 года https://www.relate.org.uk/get-help/milestone-anxiety-rise-among-millennials-and-gen-z
3 https://globetrender.com/2024/09/17/divorce-getaways-on-the-rise/
4 https://www.marieclaire.co.uk/opinion/divorced-girl-summer
5 https://globetrender.com/2024/09/17/divorce-getaways-on-the-rise/

Свежие новости

Важно